Prüfungen des Kontrollamtes
Risikoorientierter Prüfansatz des Kontrollamtes
Prüfungsablauf
Change Agency
Rechtliche Grundlagen
Risikoorientierter Prüfansatz des Kontrollamtes
Der risikoorientierte Prüfansatz des Kontrollamtes setzt neben der Ordnungskontrolle mit Einhaltung von IKS und Risikomanagement, der Compliance-Vorgaben und den Antikorruptionsmaßnahmen, verstärkt auf die Leistungskontrolle mit Fokus auf den Kund*innennutzen.
Es ist daher festzustellen,
- inwieweit mit öffentlichen Geldern sparsam umgegangen wird (Economy),
- ein optimales Verhältnis zwischen Mitteleinsatz (Input) und Leistungsergebnis (Output) hergestellt, also wirtschaftlich vorgegangen wurde (Efficiency),
- die gestellten Leistungsziele erreicht wurden, also zweckmäßig vorgegangen wurde (Effectiveness).
Prüfungsablauf
1. Prüfungsauftrag
Die Berechtigung zur Prüfung einer Organisationseinheit ist im Statut der Stadt Linz 1992, § 39 (2) genau festgelegt.
In der Regel wird das Kontrollamt von sich aus tätig (Initiativprüfung). Ein Prüfungsauftrag kann auch durch die dazu berechtigten Organe Gemeinderat, Stadtsenat, ein Mitglied des Stadtsenates im Rahmen des Geschäftsbereiches, Kontrollausschuss, Bürgermeister*in oder Magistratsdirektor*in erfolgen (Sonderprüfung).
Nach einer Initiativ- oder Sonderprüfung werden im Bedarfsfall nach angemessener Zeit Folgeprüfungen und/oder Nachfrageverfahren durchgeführt. Auch hier wird das Kontrollamt von sich aus tätig.
2. Prüfung
In der Prüfung werden je nach Schwerpunktsetzung einzelne Bereiche vertieft betrachtet und notwendige Empfehlungen ausgearbeitet.
- Parameter der Prüfprozesse
- Wirtschaftlichkeitskontrolle vor Ordnungskontrolle
- zukunftsorientiert
- Effektivität
- Effizienz
- entwicklungsorientiert
- Schwerpunkt- und Querschnittsprüfungen
- Prävention und Beratung
Für die von den Prüfer*innen ausgearbeiteten Empfehlungen gelten folgende Maßstäbe:
- Gesamtbeurteilung vor reiner Mängelauflistung
- Erfolgs- und Ergebniskontrolle vor Formalkontrolle
- Zukunftsorientierung
- Aktualität der Ergebnisse
- Keine Kritik ohne Empfehlung
- Partnerschaftlicher Umgang
Tauchen während der Prüfung kleinere Mängel rein formaler Natur auf, so kann diese Angelegenheit auf direktem Wege unter Verzicht auf ein schriftliches Festhalten bereinigt werden.
3. Prüfergebnisse
Die Ergebnisse der Prüfung werden mit der geprüften Organisationseinheit besprochen. Von dieser Schlussbesprechung wird ein Kurzprotokoll erstellt und eventuell vorhandene Erklärungen der Vertreter*innen der geprüften Organisationseinheit eingearbeitet.
Zu strittigen Sachverhalten kann innerhalb einer angemessenen Frist eine schriftliche Stellungnahme der geprüften Organisationseinheit abgegeben werden.
4. Bericht
Der Prüfbericht enthält die Sachverhaltsdarstellungen und Feststellungen des Kontrollamtes, eventuell vorhandene schriftliche Stellungnahmen der geprüften Einheit, schriftliche Gegenäußerungen des Kontrollamtes und das Kurzprotokoll.
Der Bericht wird unverzüglich den Geprüften, dem*der Bürgermeister*in, dem Kontrollausschuss, dem*der Magistratsdirektor*in und den Auftraggeber*innen der Prüfung, übermittelt.
5. Nachfrageverfahren
Seit dem Jahr 2014 wird das Instrument des Nachfrageverfahrens eingesetzt, bei dem bei den geprüften Organisationen ein kurzer Prüfbefund zum Umsetzungsstand der Prüfempfehlungen eingeholt wird (Wirkungsorientierung). Basierend auf diesem Ergebnis wird über die Notwendigkeit einer Folgeprüfung entschieden.
Die Ergebnisse des Nachfrageverfahrens werden dem Kontrollausschuss berichtet.
6. Folgeprüfung
Je nach Umfang der Empfehlungen wird bei Bedarf eine Folgeprüfung mit anschließender Schlussbesprechung durchgeführt, deren Ergebnisse ebenfalls den oben genannten Adressat*innen übermittelt und im Kontrollausschuss berichtet werden.
Change Agency
Die Prüfstrategie des Kontrollamtes basiert auf einer partnerschaftlichen und vertrauensvollen Zusammenarbeit im Netzwerk der Finanzkontrolle.
Die Kontrolle entwickelt sich von der klassischen Revision zur aktiven Change Agency, die bei Umgestaltungsprozessen und Optimierungen auch begleitet.
Sie sichert die ganzheitliche Betrachtungsweise, ermöglicht Leistungs- und Kostenvergleiche und liefert Benchmarks. Auch übernimmt sie Verantwortung für Qualität und Ressourceneinsatz, zeigt Effizienz- und Kosteneinsparungspotentiale auf und sichert damit Good Governance.
Der Kontrollnutzen soll durch verstärkte Netzwerkarbeit mit anderen öffentlichen und privaten Einrichtungen der Finanzkontrolle, Wirtschaftsprüfung und Revision erhöht werden.